O que é Gestão de Processos?
A Gestão de Processos se caracteriza pelo planejamento, monitoramento, avaliação e revisão dos processos de uma organização, com foco na melhoria contínua e no alcance dos objetivos e metas estabelecidos.
O melhoramento contínuo nos processos é uma ação fundamental para as organizações se adequarem às constantes mudanças que ocorrem no ambiente organizacional atualmente.
No seu cotidiano, todas as organizações desenvolvem inúmeras atividades rotineiras, que levam à produção dos mais variados produtos e serviços.
Tais atividades podem ser enquadradas na forma de processos organizacionais que, de forma integrada, trabalham no sentido de promover a consecução dos objetivos principais da organização.
Finalidade da Gestão de Processos
A gestão de processos organizacionais tem como finalidade:
- Implementar rotinas que promovam a sistematização das atividades;
- Facilitar o entendimento e o relacionamento dos diversos setores da organização;
- Facilitar o planejamento, o monitoramento e a avaliação dos processo da organização;
- Possibilitar a implantação de melhorias nos diferentes processos organizacionais desenvolvidos pela organização.
Objetivos da gestão de processos
- Conhecer e mapear os processos organizacionais;
- Disponibilizar as informações sobre os processos em manuais de gestão;
- Promover a uniformização dos processos;
- Identificar, desenvolver e difundir internamente metodologias e melhores práticas para gestão dos processos;
- Promover o monitoramento e a avaliação de desempenho dos processos;
- Implantar melhorias contínuas nos processos, visando alcançar maior eficiência e eficácia.
A Gestão de processo aponta que o gestor deve controlar todas as etapas do processo.
Deve projetar, acompanhar e analisar o envolvimento e o desempenho de cada profissional, no intuito de interagirem entre si de forma sinérgica e motivada para que possam obter resultados significativos e agregarem valores aos produtos e serviços destinados aos clientes finais do processo.
A gestão de processo impõe aos seus lideres uma junção de habilidades que deverão ser executadas em cada etapa do processo.
Dentre elas, o bom relacionamento das áreas funcionais e a comunicação efetiva das informações, no intuito de harmonizar os trabalhos e estabelecer diretrizes que fundamentem o gerenciamento das equipes de trabalho
Alinhamento dos objetivos
Para o sucesso de uma organização, é importante que os objetivos dela sejam divulgados e compreendidos por todos que fazem parte da instituição e que contribuem de alguma forma para o exito da organização em sua missão.
Com os objetivos organizacionais compreendidos, passa-se ao desdobramento.
Identificação de como os processos afetam esses objetivos, assim, determinam-se os objetivos dos processos e suas metas.
Deve existir especial cuidado com o alinhamento dos objetivos dos processos com os objetivos da organização.
Os envolvidos no processo devem ser capazes de identificar como a conclusão de seus objetivos interfere no resultado final do produto ou serviço da organização.
Mapeamento de processos
O mapeamento de processos se caracteriza pela atividade de identificar e representar graficamente os processos de uma organização e suas relações internas e externas.
A técnica de mapeamento de processo fornece uma representação gráfica das operações sob análise.
Evidencia a ordem das atividades, os executores envolvidos, os prazos e o fluxo de informações em uma organização ou área.
O mapeamento de processo auxilia o gestor na melhoria dos processos, pois através do mapeamento, os pontos críticos são identificados e tratados.
Além disso, poderá ajudar na descoberta de atividades relevantes que mereçam uma atenção maior por parte da organização.
Esta etapa da gestão de processos, compreende o levantamento de informações sobre os processos.
O caminho que um grupo de atividades segue para produção de um produto ou serviço, desde a solicitação do serviço ou produto, passando por todas as etapas até a conclusão ou entrega do produto ou serviço ao solicitante, que pode ser um cliente interno ou externo.
Fluxogramas
Essas informações deverão ser colocadas em fluxogramas, que serão o mapeamento do processo propriamente dito.
O desenho do fluxograma permite o devido conhecimento das atividades englobadas pelo processo analisado, com suas devidas interações.
Os fluxogramas são diagramas (representações gráficas) da forma como as atividades acontecem.
Eles têm a função de simplificar e tornar claro o entendimento sobre os processos organizacionais além de auxiliar na compreensão da inter-relação de suas variáveis (pessoas, processos, sistemas), eventos, resultados etc.
O fluxograma permite:
- Visão sistêmica e integrada do processo de trabalho;
- Visualização e identificação de detalhes críticos do processos de trabalho;
- Identificação do caminho do processo de trabalho, bem como das suas interações com os subprocessos;
- Identificação dos potenciais pontos de controle;
- Identificação das oportunidades de melhoria e de vulnerabilidades.
- Abaixo algumas ferramentas que acredito que possam ser muito úteis para a gestão dos processos organizacionais:
Ferramentas de Gestão
- Brainstorming;
- Diagrama de Afinidades;
- Matriz GUT;
- Gráfico de Pareto
- Diagrama em Árvore;
- Diagrama de Causa e Efeito;
- Plano de Ação 5W2H;
- Fluxograma.
Avaliação de desempenho processos
A avaliação de desempenho tem como objetivo analisar se os processos estão de acordo com o esperado para o atingimento do objetivo proposto para a organização.
A avaliação de desempenho permite o conhecimento necessário para otimizar as etapas do processo, e agir preventivamente ou corretivamente na trajetória de desempenho dos processos, evitando ocorrências inesperadas.
Para que se possa medir o desempenho organizacional, a instituição deve definir um conjunto de indicadores de desempenho para cada processo.
Os indicares visam indicar o nível de conclusão das metas estabelecidas para os processos, para se avaliar a necessidade da adoção de medidas corretivas, em tempo hábil, a fim de se evitar prejuízos aos objetivos da organização.
Os indicadores devem representar ou quantificar uma característica ou o desempenho de uma organização, de um processo, de um produto ou de um serviço.
Um indicador pode ser:
- simples – resultado de uma única medição;
- composto – resultado de um conjunto de medições integradas.
A gestão de processos organizacionais envolve quatro princípios básicos da administração
Conclusão
Acredito que a metodologia de gestão de processos é de grande importância para a gestão da segurança privada.
A metodologia da gestão de processos, possibilita o mapeamento e entendimento dos processos da segurança, permitindo seu acompanhamento de forma sistêmica e quantitativa através de indicadores de desempenho da segurança.
O indicadores também podem auxiliar na tarefa de justificar os investimentos necessários na área de segurança patrimonial da organização.
